Aufgaben

Rund um ein gemeinsames Haus gibt es ständig kleine Dinge zu erledigen. Manche sind einmalig, andere kommen jedes Jahr wieder. Aufgaben halten fest, was zu tun ist, ohne daraus gleich ein Projektmanagement-System zu machen.

Eine Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe braucht einen Titel. Beschreibung, Fälligkeit, zuständige Person, Kategorie, Priorität und Komplexität machen daraus einen brauchbaren Arbeitsauftrag. Fotos und Dateien können den Ausführungskontext ergänzen.

Beginne mit dem Ergebnis, das am Ende sichtbar sein soll: „Wasserfilter wechseln“ ist hilfreicher als „Filter“. Wenn eine Aufgabe zu einem Gegenstand oder einer Anleitung gehört, verknüpfe sie direkt damit. Dann muss niemand später aus dem Titel erraten, wo die nötigen Informationen liegen.

Status und Planung

Die grundlegenden Status sind:

• Offen: Die Arbeit steht noch an.
• Zurückgestellt: Sie bleibt bestehen, ist aber vorerst nicht aktiv.
• Erledigt: Die Arbeit wurde abgeschlossen.

Fälligkeit, Priorität und Zuständigkeit helfen bei der Reihenfolge. Die Liste kann unter anderem alle, heutige, überfällige oder dir zugewiesene Aufgaben zeigen. Eine Aufgabe kann außerdem in ihrer Reihenfolge innerhalb ihres Bereichs verschoben werden.

Eine konkrete Aufgabe ist einmalig. Du kannst sie über das Menü duplizieren, wenn du denselben Arbeitsauftrag noch einmal brauchst. Für regelmäßige Arbeiten gibt es Vorlagen. Du findest sie unten in der Aufgabenliste.

Eine Vorlage hält fest, welche Aufgabe und gegebenenfalls welche Teilaufgaben zu einem Paket gehören. Zum Beispiel kann „Regenrinnen reinigen“ die Teilaufgaben „Main-Seite“ und „West-Seite“ enthalten. Jede Seite lässt sich einzeln erledigen. Solange noch eine Teilaufgabe offen ist, bleibt auch das Paket offen. Kleine Schritte innerhalb einer Aufgabe gehören in eine Checkliste.

Mit dem Plus neben einer Vorlage erstellst du sofort eine Aufgabe daraus. Soll das regelmäßig passieren, wähle in der Vorlage eine Wiederholung und den nächsten Termin. Dann entsteht das Paket automatisch zu diesem Datum; bei jährlicher Wiederholung kannst du zusätzlich festlegen, bis wann es fällig ist. Wurde ein Termin verpasst, entsteht nur eine Aufgabe für den letzten Termin. Alte, noch offene Aufgaben bleiben sichtbar. Änderungen an der Vorlage gelten erst für künftig erstellte Aufgaben. Löschst du eine Aufgabe mit Teilaufgaben, werden die Teilaufgaben mitgelöscht.

Checklisten und Verknüpfungen

Eine Checkliste beschreibt die einzelnen Schritte einer Aufgabe. Eine Aufgabe kann mit mehreren bestehenden Anleitungen und Inventargegenständen verknüpft werden.

Die Aufgabe beschreibt, was erledigt werden soll; eine Anleitung beschreibt, wie es ausgeführt wird. Die Verknüpfung hält beides zusammen und vermeidet doppelte Arbeitsanweisungen. Das ist eine der Verbindungen, die Hausl für ein gemeinsam genutztes Haus besonders nützlich machen soll: Wissen bleibt lesbar, und Arbeit bleibt trotzdem konkret.

Eine Verknüpfung ist zunächst nur ein Verweis. Sie kopiert keine Checkliste automatisch. Wenn die Checkliste einer Anleitung als Ausgangspunkt dienen soll, erfolgt das bewusst über die dafür vorgesehene Aktion. So bleibt die konkrete Aufgabe unabhängig von späteren Änderungen der Anleitung und doppelte Imports werden vermieden.

Notizen und – sofern im Bereich verfügbar – Fotos oder Anhänge gehören in den Kontext der Ausführung. Diskussionen zur Aufgabe bleiben am passenden Aufgaben-Thread.

Zuständigkeiten

Aufgaben sind innerhalb der aktiven Gemeinschaft sichtbar, soweit die Rolle und die Objektberechtigung es erlauben. Mitglieder mit Schreibrecht können Aufgaben anlegen und bearbeiten; Betrachter lesen freigegebene Aufgaben, ohne Änderungen vorzunehmen. Eine Person kann eine Aufgabe zugewiesen bekommen, ohne dadurch automatisch mehr Verwaltungsrechte zu erhalten.

Owner und Admins können erlauben, dass Mitglieder eigene Vorlagen verwalten. Alle Mitglieder mit Schreibrecht können vorhandene Vorlagen verwenden.

Weiterführend

• Hauswissen – Vorlagen und dauerhafte Abläufe.
• Inventar – Gegenstände als Arbeitskontext.
• Forum – Fragen und Diskussionen zur Aufgabe.